Het Onwaarts portaal

Er is een moment waarop je beseft dat je meer tijd kwijt bent aan het managen van je tools dan aan het werk zelf.

Voor ons was dat het moment dat we telden hoeveel systemen we dagelijks gebruikten. Notion voor documentatie. Pipedrive voor leads. Jira voor taken en tickets. Google Docs voor contracten. E-mail voor klantcommunicatie. Een spreadsheet voor budgetten. En dan nog de losse berichten, de schermdelingen, de “staat dat bij jou of bij mij?”-gesprekken.

Elk systeem deed wat het moest doen. Samen kostten ze ons meer dan ze opleverden.

We besloten het zelf te bouwen.

Alle zichtbare data in de screenshots is dummy-data.

Hoe het begon

Het begon als een technische test, geen groot plan. We wilden kijken hoe ver we konden komen met een portal die aansloot op hoe wij werken, niet andersom. Iedereen begon ideeën aan te dragen. Wat als klanten hier ook in konden? Wat als taken, tijd en budgetten allemaal op dezelfde plek zaten?

Een experiment groeide uit tot het systeem dat nu het hart vormt van hoe Onwaarts werkt.
En hoewel het een groeind en levend iets is, bespaart het ons momenteel al een boel kosten en moeite!

Wat klanten zien

Het portaal heeft twee kanten. De klant logt in op zijn eigen omgeving en ziet alleen wat van hem is, strikt afgeschermd van andere klantdata.

Wat een klant terugvindt in zijn portaal:

• De marketingkalender toont welke blogs, social posts en campagnes er gepland staan en wat er al is opgeleverd. Geen e-mail nodig om te vragen wat er deze maand staat.
• Het SEO-dashboard toont live data: de Domain Rating, het aantal keywords waarop het domein rankt en het backlinkprofiel. Niet eens per kwartaal in een rapport, maar altijd actueel.
• Onder budgetten ziet de klant per platform wat het maandbudget is en hoe dat zich verhoudt tot wat er is ingezet.
• Via approvals worden concepten, advertenties en andere content ter goedkeuring aangeboden. Eén klik voor akkoord, of feedback rechtstreeks in het systeem.
• Documenten en inloggegevens zijn gecentraliseerd per categorie. Contracten, assets, credentials die Onwaarts beheert namens de klant. Alles op één plek, geen zoekwerk in oude mails.
• De projectpagina toont de voortgang van lopende trajecten via een visuele milestone-tijdlijn. Elke mijlpaal heeft een status, een streefdatum en een indicatie als iets achterloopt.
• Via berichten communiceert de klant direct met het team, gekoppeld aan het juiste project of partnership. Geen losse e-mailthread die na drie weken onvindbaar is.

Wat wij intern hebben gewonnen

Aan onze kant is het systeem inmiddels het centrale zenuwstelsel van het bureau. Niet één ding vervangen, maar een heel ecosysteem opgebouwd rond hoe wij werken.

Taken en planning

Jira is vervangen door een takensysteem op maat, gebouwd op een Jira-achtige UX maar volledig afgestemd op onze werkwijze. Taken hebben prioriteit (met visuele iconen), T-shirt-maatschatting, vaste prijs of urenscope, en een deadline die rood kleurt als hij overschreden is.

Het kanban-board heeft vier swimlanes: open, on hold, in progress, delivery en done. Alles is inline bewerkbaar, geen aparte bewerkpagina. Titels, omschrijvingen, toewijzingen, prioriteiten, sprints: één klik en je zit erin.

Sprints werken zoals je gewend bent van Jira. Openstaande taken rollen automatisch door naar de volgende sprint bij afsluiten. Sprint Planning geeft per kolom een overzicht van gelogde en geschatte uren plus vaste prijzen.

Tijdregistratie

Tijdregistratie werkt via een live timer in de header, altijd zichtbaar. Starten en stoppen kost één klik. Per taak is ook direct tijd te loggen, met een Jira-stijl tijdparser die invoer zoals 30m, 1h 30m of 1.5h begrijpt.

Elke tijdentry is gekoppeld aan een partnership, project, klant of intern. Zo wordt per klant en per medewerker precies bijgehouden hoeveel tijd er in zit, afgezet tegen het interne uurtarief. Marge per klant is daardoor altijd inzichtelijk.

Financieel overzicht

De Finance-module genereert maandsnapshots op basis van tijdentries, vaste prijzen en gemaakte kosten. Omzet per partnership, kosten per medewerker, marge per maand. Geen export naar Excel meer, geen handmatig samenvoegen van cijfers.

Er is ook een ingebouwde schermdeelmodus: één toggle in het gebruikersmenu en alle bedragen verdwijnen uit het beeld, handig tijdens een klantgesprek.

Kennisbeheer en communicatie

Notion is vervangen door een interne wiki, ingedeeld in secties. Alle procesbeschrijvingen, onboarding-informatie en technische documentatie zitten op één plek, doorzoekbaar en per sectie geordend.

Berichten zijn gekoppeld aan projecten en partnerships, niet aan personen. Zo blijft de communicatiegeschiedenis bij het werk horen, ook als teamsamenstelling wisselt.

Sales en leads

De sales pipeline zit volledig in het systeem. Leads doorlopen een eigen traject van eerste contact tot actieve klant. Via een Leadinfo-koppeling komen bezoekers van onze website automatisch binnen als potentiële lead. Bedrijfsnaam, bezoekgedrag en contactgegevens zijn direct zichtbaar. Eén klik om een bezoeker om te zetten naar een lead in de pipeline.

Voor wie dit ook relevant is

Dit systeem hebben we gebouwd voor onszelf, maar de vraagstukken die het oplost zijn niet uniek voor ons bureau. Elk bedrijf dat samenwerkt met klanten aan langlopende trajecten loopt vroeg of laat aan tegen dezelfde fragmentatie.

Een portal als dit is geen luxe voor grote organisaties. Het is een kwestie van weten wat je nodig hebt en dat goed bouwen.

Als je herkent wat ik beschrijf, praten we er graag over verder!